印刷企業(yè)投標(biāo)之技巧談

　　招投標(biāo)，即應(yīng)用技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的方法和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的作用，有組織地開(kāi)展的一種擇優(yōu)成交的方式。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，目前，越來(lái)越多的印刷企業(yè)開(kāi)始介入到全球范圍內(nèi)的招投標(biāo)。印刷業(yè)的招投標(biāo)主要有兩類：一是印刷品的招投標(biāo)，包括政府采購(gòu)和企業(yè)采購(gòu)，印刷企業(yè)是供應(yīng)商；二是印刷設(shè)備和重點(diǎn)材料的招投標(biāo)，印刷企業(yè)是采購(gòu)方，設(shè)備及材料制造企業(yè)是供應(yīng)商。筆者將以印刷品招投標(biāo)為主，介紹印刷企業(yè)進(jìn)行投標(biāo)的基本操作過(guò)程，以及相關(guān)技巧。

印刷品采購(gòu)方式

　　印刷品采購(gòu)有多種方式，印刷企業(yè)應(yīng)對(duì)此有一簡(jiǎn)單而系統(tǒng)的了解，從而更好地應(yīng)對(duì)每一次的采購(gòu)戰(zhàn)。

 1.公開(kāi)招標(biāo)。在國(guó)家指定的紙媒和網(wǎng)媒同時(shí)公布采購(gòu)信息，使供貨商迅速關(guān)注，并做出是否投標(biāo)的決定，投標(biāo)人不少于三家。 其中，要特別提到一個(gè)名詞——入圍標(biāo)。入圍標(biāo)又叫定點(diǎn)印刷采購(gòu)項(xiàng)目，是省、市政府采購(gòu)中心對(duì)轄區(qū)內(nèi)各類印刷品供應(yīng)商采購(gòu)資格的認(rèn)定，通常在年初或年底進(jìn)行招標(biāo)。若印刷品供應(yīng)商采購(gòu)資格被認(rèn)定后，可參與政府、企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)。有些地方規(guī)定，產(chǎn)值在五萬(wàn)元以下的政府采購(gòu)不再招標(biāo)，直接在入圍標(biāo)的單位中尋找可承擔(dān)的優(yōu)秀企業(yè)完成政府采購(gòu)，這對(duì)中小企業(yè)是非常有利的。

 2.競(jìng)爭(zhēng)性談判。技術(shù)相對(duì)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)價(jià)格總額或者具體要求的項(xiàng)目，一般采用競(jìng)爭(zhēng)性談判。這種方式需報(bào)價(jià)兩次，以第二次報(bào)價(jià)最低價(jià)中標(biāo)。目前，這種方式存在較大爭(zhēng)議。

 3.競(jìng)爭(zhēng)性磋商。其和競(jìng)爭(zhēng)性談判不同，雖然有兩次報(bào)價(jià)，但是，它不是以最低價(jià)中標(biāo)，而是由專家綜合賦分，然后排序。

 4.單一來(lái)源采購(gòu)。當(dāng)采購(gòu)方認(rèn)為自己采購(gòu)的貨物，只有某一個(gè)供應(yīng)商能夠完成，或者必須保持與原有采購(gòu)項(xiàng)目的一致性，而需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)時(shí)，招標(biāo)公司必須尊重采購(gòu)方的意見(jiàn)。單一來(lái)源采購(gòu)有二次報(bào)價(jià)，一般較第一次報(bào)稍低。

印刷品投標(biāo)程序

　　印刷企業(yè)在決定對(duì)某一招標(biāo)進(jìn)行回應(yīng)后，便要開(kāi)始一系列的程序工作。

 1.成立投標(biāo)小組

　　投標(biāo)小組應(yīng)由經(jīng)營(yíng)管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成，其主要職責(zé)是獲取招標(biāo)信息、進(jìn)行投標(biāo)決策及開(kāi)展投標(biāo)活動(dòng)。投標(biāo)小組在編制投標(biāo)書(shū)時(shí)應(yīng)有所側(cè)重：經(jīng)營(yíng)管理人員負(fù)責(zé)收集招標(biāo)項(xiàng)目的信息和印刷品計(jì)價(jià)；專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)印刷品印制工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)、進(jìn)度，以及安全、質(zhì)量保證措施，服務(wù)承諾等做出響應(yīng)；財(cái)務(wù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)、相關(guān)財(cái)務(wù)資信、業(yè)績(jī)證明、管理成本、預(yù)期效益的測(cè)算。

　　投標(biāo)活動(dòng)涉及到一定的人、財(cái)、物的投入，一旦投標(biāo)失敗，必然會(huì)給企業(yè)造成一定的損失，因此，為了使投標(biāo)文件的編制更加具有合理性和競(jìng)爭(zhēng)性，投標(biāo)小組在編制投標(biāo)文件之前，應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括：①充分了解印刷品的難易程度；②對(duì)企業(yè)自身?xiàng)l件進(jìn)行分析，主要針對(duì)企業(yè)的人力資源、技術(shù)資源和財(cái)務(wù)資源，以明確企業(yè)資源的優(yōu)勢(shì)所在，在投標(biāo)活動(dòng)中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，提高投標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)力；③投標(biāo)環(huán)境分析，主要分析投標(biāo)活動(dòng)中將會(huì)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，以及可能出現(xiàn)的競(jìng)爭(zhēng)者的情況，如企業(yè)規(guī)模、資源狀況等。

 2.確定投標(biāo)策略

　　招標(biāo)文件是整個(gè)投標(biāo)活動(dòng)的指導(dǎo)性文件，投標(biāo)單位必須仔細(xì)閱讀，認(rèn)真研究，將招標(biāo)文件中不清晰的內(nèi)容在投標(biāo)前予以解決，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行判斷是否最終參與投標(biāo)。如若遇到以下情況，印刷企業(yè)則應(yīng)主動(dòng)選擇放棄：招標(biāo)項(xiàng)目超出本企業(yè)能力范圍，對(duì)于管理、技術(shù)的要求嚴(yán)重超過(guò)企業(yè)資質(zhì)等級(jí)；本企業(yè)印刷工作量飽滿，而招標(biāo)印刷品盈利水平較低或風(fēng)險(xiǎn)較大；企業(yè)管理水平、技術(shù)力量、信譽(yù)明顯不如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。

在確認(rèn)投標(biāo)后，就要開(kāi)始制定投標(biāo)策略，其中較為重要的是投標(biāo)報(bào)價(jià)，投標(biāo)價(jià)格雖不是中標(biāo)的唯一因素，但卻是關(guān)鍵因素。通常情況下，有以下四種策略。

 ①高盈利策略。采用這類策略的印刷企業(yè)大多有較強(qiáng)的技術(shù)水平和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。一般情況下，高價(jià)報(bào)價(jià)法往往用于單一來(lái)源采購(gòu)，在談判中，有時(shí)不降總價(jià)但會(huì)補(bǔ)充些許投標(biāo)優(yōu)惠條件。

 ②低價(jià)策略。采用低價(jià)策略的，往往是在招標(biāo)上有一定經(jīng)驗(yàn)但在眾多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中卻不甚突出的印刷企業(yè)，或者該項(xiàng)目本身前景看好，可以為印刷企業(yè)創(chuàng)造業(yè)績(jī)，抑或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手過(guò)多，所以在制定標(biāo)價(jià)時(shí)，盡可能地壓低報(bào)價(jià)以爭(zhēng)取中標(biāo)，寧可目前少盈利或不盈利，然后用其他方法扭虧轉(zhuǎn)盈。

 ③差異策略。投標(biāo)企業(yè)可以利用自身與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的差異，揚(yáng)長(zhǎng)避短，在自己熟悉的領(lǐng)域中獲得成功。

 ④開(kāi)標(biāo)后報(bào)價(jià)。通過(guò)開(kāi)標(biāo)，投標(biāo)企業(yè)可以得知其他投標(biāo)者的報(bào)價(jià)，但有關(guān)人員需知，在有些招標(biāo)方式中，低價(jià)并不一定中標(biāo)，若投標(biāo)人在議標(biāo)談判過(guò)程中施展投標(biāo)技巧，確可以變自己投標(biāo)書(shū)的不利因素為有利因素。

　　此外，投標(biāo)小組應(yīng)格外注意避免出現(xiàn)投標(biāo)失誤，如無(wú)商務(wù)響應(yīng)，資質(zhì)、資信缺失，無(wú)授權(quán)或有授權(quán)無(wú)蓋章，印刷品報(bào)價(jià)不在招標(biāo)人的心理價(jià)位內(nèi)，承印物不明確，標(biāo)價(jià)不準(zhǔn)、低于成本價(jià)，技術(shù)要求不清晰，采用的設(shè)備無(wú)標(biāo)注，物流沒(méi)有考慮不可抗拒的因素，企業(yè)信譽(yù)、業(yè)績(jī)差，無(wú)服務(wù)承諾，等等。

編制投標(biāo)文件

　　完整的投標(biāo)文件一般包括標(biāo)書(shū)封面、目錄、投標(biāo)函、正文及附錄等，其中正文部分可以劃分為商務(wù)標(biāo)（招標(biāo)報(bào)價(jià)）和技術(shù)標(biāo)（達(dá)到的技術(shù)要求）兩部分。在編制投標(biāo)文件的過(guò)程中，有一些需要特別注意的事項(xiàng)。

 1.編制投標(biāo)文件前要注意的問(wèn)題

　　投標(biāo)文件是投標(biāo)方對(duì)招標(biāo)文件的直接響應(yīng)，應(yīng)及時(shí)對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件做出回答。

 ①把握主題。投標(biāo)方應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究、正確理解招標(biāo)文件的全部?jī)?nèi)容，并在此基礎(chǔ)上按要求編制投標(biāo)文件，切忌廢話、偏題。

 ②嚴(yán)格規(guī)范。投標(biāo)文件必須對(duì)招標(biāo)文件中有關(guān)招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、項(xiàng)目?jī)r(jià)格、實(shí)施計(jì)劃等主要內(nèi)容進(jìn)行填報(bào)和說(shuō)明。此外，要注意的是，投標(biāo)文件應(yīng)采用法定計(jì)量單位；投標(biāo)人不得修改招標(biāo)文件的要求，不得回避或遺漏招標(biāo)文件中必須回答的問(wèn)題，更不能提出任何附帶條件。

 ③真實(shí)有效。投標(biāo)文件中闡述的內(nèi)容、提供的證明材料必須真實(shí)可靠，客觀反映投標(biāo)方的情況，不得弄虛作假 。

 ④整個(gè)投標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)保持一致性，按統(tǒng)一格式書(shū)寫(xiě)。

 ⑤文檔設(shè)置合理。在頁(yè)面安排，標(biāo)題設(shè)置，字體、字號(hào)、色彩的運(yùn)用上，要合理得體，既符合項(xiàng)目的嚴(yán)謹(jǐn)性又要體現(xiàn)自己的特色。

 2.投標(biāo)文件編寫(xiě)中應(yīng)注意的問(wèn)題

 ①確保填寫(xiě)無(wú)遺漏，無(wú)空缺。如有空缺，則被認(rèn)為放棄意見(jiàn)，若重要數(shù)據(jù)未填寫(xiě)，則可能被作為廢標(biāo)處理。

 ②不得隨意修改填寫(xiě)內(nèi)容。投標(biāo)方所遞交的全部文件均應(yīng)由投標(biāo)方法人代表或委托代理人簽字，若填寫(xiě)中有錯(cuò)誤而不得不修改，則應(yīng)由投標(biāo)方負(fù)責(zé)人在修改處簽字。

 ③填寫(xiě)方式規(guī)范。投標(biāo)文件一般分紙質(zhì)和電子版兩版，兩版內(nèi)容應(yīng)一致，且不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫(xiě)痕跡。

 ④不得改變標(biāo)書(shū)格式。若投標(biāo)方認(rèn)為原有標(biāo)書(shū)格式不能表達(dá)投標(biāo)意圖，可另附補(bǔ)充說(shuō)明，但不得修改原標(biāo)書(shū)格式。

 ⑤計(jì)算數(shù)字必須準(zhǔn)確無(wú)誤。投標(biāo)方必須對(duì)單價(jià)、合計(jì)數(shù)、分步合計(jì)、總標(biāo)價(jià)及其大寫(xiě)數(shù)字進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。

 ⑥報(bào)價(jià)合理。投標(biāo)方應(yīng)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目提出合理的報(bào)價(jià)。因唱標(biāo)一般只唱正本中的“開(kāi)標(biāo)一覽表”中的價(jià)格，所以務(wù)必要嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求填寫(xiě)開(kāi)標(biāo)一覽表、投標(biāo)報(bào)價(jià)表。

　　對(duì)于投標(biāo)方而言，在制作投標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)盡量爭(zhēng)取專家的每一賦分。筆者曾以專家身份參與多次評(píng)標(biāo)工作，表1為筆者擬定的賦分標(biāo)準(zhǔn)，可為印刷企業(yè)參考，了解從何處下手更好地編制招標(biāo)文件。